Sistem dan Prosedur Kerja Pelayanan

 

Sistem dan Prosedur Kerja Pelayanan

            Menurut Soedjadi (1994: 84-85) bahwa sistem kerja adalah merupakan suatu  rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan atau pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu pekerjaan tertentu pula.

            Dari pengertian di atas terdapat beberapa istilah yang terdapat dalam sistem kerja yaitu; tata kerja dan prosedur kerja. Tata kerja adalah  cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas yang diperoleh dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan , fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, jarak, biaya, dan sebagainya (op cit,  1994: 84). Sedangkan prosedur kerja pada pokoknya adalah rangkaian dari suatu tata kerja yang berurutan, tahap demi tahap serta jelas menunjukkan jalan atau arus (flow) yang harus ditempuh dari mana  pekerjaan berasal, ke mana diteruskan dan kapan atau dimana selesainya, dalam rangka apa penyelesaian sesuatu bidang pekerjaan/tugas.

            Victor Lazarro (Soedjadi, 1994:86) menjelaskan tentang arti pentingnya sistem dan prosedur dengan menyatakan bahwa sistem dan prosedur adalah yang membawa atau mentransformasi fungsi-fungsi dan kebijakan atau policy pimpinan menjadi  kegiatan-kegiatan pelaksanaan. Tanpa sistem dan prosedur tidak mungkin fungsi dan policy (kebijakan) pimpinan dapat dilaksanakan.

            Demi mengingat arti pentingnya sistem dan prosedur kerja pelayanan maka dalam upaya menciptakan pelayanan yang optimal diperlukan teknik penyusunan dan penentuan sistem maupun prosedur kerja yang harus dipakai dalam setiap instansi. Soedjadi (1994: 87) mengemukakan bahwa prinsip-prinsip yang mutlak dipenuhi adalah sebagai berikut:

1.       Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi-segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

2.       Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka harus terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan semacamnya.

3.       Kemudian haruslah dipilih satu pokok bidang tugas yang akan dibuat  bagan prosedurnya.

4.       Selanjutnya harus dijelaskan dan dibuat daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan, lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas dimaksud.

5.       Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan (misalnya soal pembuatan Kartu Tanda Penduduk) maka antara tahap satu dengan tahap yang berikutnya harus betul-betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya  menuju ke satu tujuan.

6.       Tiap-tiap tahap harus betul-betul merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

7.       Di samping itu, haruslah ditetapkan pula tentang skill atau kecakapan dan keterampilan  tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain, prosedur kerja disusun bukan berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja yang ada, melainkan berdasarkan skill (quality) tenaga kerja yang diperlukan untuk dapat menyelesaikan sesuatu bidang pekerjaan.

8.       Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja itu harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas   (stability and flexibility). Stabilitas, maksudnya bahwa sistem, prosedur, dan tata kerja itu harus mengandung unsur tetap, stabil, sehingga menjamin kelancaran dalam pelaksanaannya. Fleksibilitas artinya tidak kaku (rigid) melainkan memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas, sehingga misalnya salah seorang tidak masuk, maka pekerjaan harus tetap diselesaikan.

9.       Perlu diperhatikan bahwa penyusunan sistem, prosedur, dan teknologi, jadi harus dijaga pembaruannya.

10.   Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu dipergunakan tanda- tanda atau simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya.

11.   Dan akhirnya untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dengan setepat-tepatnya, maka perlu adanya buku-buku pedoman (manuals) tentang hal-hal itu mutlak perlu dipersiapkan.

              Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan sistem dan prosedur kerja pelayanan adalah suatu rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lain dalam kerangka memberikan pelayanan dengan tetap menjaga stabilitas dan fleksibilitas   (stability and flexibility). Stabilitas dimaksudkan bahwa dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat atau pengguna akta dimana sistem, prosedur, dan tata kerja itu harus mengandung unsur tetap, stabil, sehingga menjamin kelancaran dalam pelaksanaannya tidak kaku (rigid) melainkan memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas, sehingga misalnya salah seorang tidak masuk, maka pekerjaan harus tetap diselesaikan.